3 rủi ro pháp lý doanh nghiệp hay bỏ qua khi mua hóa chất

3 rủi ro pháp lý doanh nghiệp hay bỏ qua khi mua hóa chất

Trong hoạt động mua bán và sử dụng hóa chất công nghiệp, phần lớn doanh nghiệp cho rằng rủi ro pháp lý chỉ nằm ở giấy phép hoặc thanh tra định kỳ. Thực tế, nhiều sự cố pháp lý nghiêm trọng lại bắt nguồn từ những quyết định mua hàng tưởng như “đúng quy trình”, có đầy đủ COA, MSDS, hóa đơn, hợp đồng. Điểm nguy hiểm nằm ở chỗ: rủi ro pháp lý trong ngành hóa chất không luôn hiện diện trên giấy tờ, mà ẩn sâu trong cách doanh nghiệp hiểu – hoặc hiểu sai – nghĩa vụ pháp lý của mình. Bài viết này phân tích 3 rủi ro pháp lý doanh nghiệp hay bỏ qua khi mua hóa chất, dưới góc nhìn kỹ thuật, QA/QC và quản trị chuỗi cung ứng.

1. Nhầm lẫn giữa “có giấy tờ” và “đúng nghĩa vụ pháp lý”

1.1. Sai lầm phổ biến trong tư duy mua hàng

Nhiều doanh nghiệp vận hành theo logic đơn giản:

• Có COA

• Có MSDS

• Có hóa đơn
  → Hóa chất hợp pháp, rủi ro pháp lý bằng 0

Đây là một ngộ nhận nguy hiểm.

Trong pháp luật hóa chất, trách nhiệm không dừng ở việc sở hữu hồ sơ, mà nằm ở việc doanh nghiệp có hiểu và áp dụng đúng nội dung hồ sơ hay không.

1.2. COA và MSDS không thay doanh nghiệp “chịu trách nhiệm”

• COA chỉ phản ánh kết quả kiểm nghiệm của một lô hàng

• MSDS chỉ cung cấp thông tin nguy hại trong điều kiện sử dụng hợp lý

Cả hai không chuyển giao trách nhiệm pháp lý từ người sử dụng sang nhà cung cấp.

Khi xảy ra sự cố:

• Doanh nghiệp vẫn là chủ thể chịu trách nhiệm chính

• Cơ quan quản lý sẽ hỏi:

  Doanh nghiệp đã đọc, đánh giá rủi ro và triển khai biện pháp kiểm soát dựa trên MSDS chưa?

Có tài liệu nhưng không áp dụng đúng = vẫn vi phạm.

1.3. Quên nghĩa vụ “Khai báo hóa chất nhập khẩu” qua Cổng thông tin một cửa quốc gia

Đây là lỗi cực kỳ phổ biến đối với các doanh nghiệp mua hóa chất từ nước ngoài nhưng chưa có kinh nghiệm dày dạn về thủ tục hải quan chuyên ngành.

• Rủi ro: Nhiều hóa chất nằm trong Danh mục hóa chất phải khai báo (Phụ lục V, Nghị định 113/2017/NĐ-CP). Doanh nghiệp nhập khẩu về nhưng quên hoặc khai báo chậm trễ sau khi hàng đã thông quan.

• Hệ lụy: Hệ thống hải quan hiện nay đã liên thông dữ liệu. Việc “quên” khai báo không chỉ dẫn đến phạt tiền mà còn đưa doanh nghiệp vào danh sách “luồng đỏ” (kiểm tra nghiêm ngặt) cho tất cả các lô hàng sau này, gây đình trệ chuỗi cung ứng.

• Giải pháp: Lập danh mục CAS (Chemical Abstracts Service) cho toàn bộ hàng nhập khẩu và đối chiếu tự động với danh mục hóa chất phải khai báo của Bộ Công Thương.

Rủi ro pháp lý số 1:
Tưởng rằng có đủ giấy tờ là đã “đúng luật”, trong khi nghĩa vụ pháp lý nằm ở việc triển khai thực tế.

2. Không đối chiếu hóa chất mua với danh mục quản lý pháp lý

2.1. Hóa chất “bình thường” nhưng nằm trong danh mục kiểm soát

Rất nhiều hóa chất quen thuộc trong sản xuất lại thuộc các nhóm:

• Hóa chất hạn chế kinh doanh

• Hóa chất sản xuất, kinh doanh có điều kiện

• Hóa chất phải khai báo, lập kế hoạch phòng ngừa sự cố

• Tiền chất, chất dễ bị lạm dụng

Tên thương mại không phản ánh mức độ kiểm soát pháp lý.

Ví dụ:

• Một dung môi phổ biến

• Một muối vô cơ thông dụng

• Một chất trung gian phản ứng

… vẫn có thể nằm trong danh mục quản lý đặc biệt theo Luật Hóa chất.

2.2. Mua đúng – dùng sai – vẫn vi phạm

Mua hóa chất “vượt định mức” hoặc “sai mục đích” trong giấy phép

Nhiều doanh nghiệp sở hữu Giấy phép kinh doanh/sản xuất hóa chất có điều kiện hoặc Giấy phép nhập khẩu tiền chất, nhưng lại thiếu sự kết nối giữa bộ phận Mua hàng và bộ phận Tuân thủ (Compliance).

• Rủi ro: Bạn có giấy phép nhập khẩu 10 tấn Axit Sunfuric ($H_2SO_4$) trong năm, nhưng do nhu cầu sản xuất tăng đột xuất, bộ phận Mua hàng đặt thêm 2 tấn mà không làm thủ tục điều chỉnh hoặc xin cấp mới.

• Hệ lụy: Đây được coi là hành vi kinh doanh/sử dụng hóa chất không phép. Theo Nghị định 71/2019/NĐ-CP, mức phạt tiền có thể lên đến hàng chục triệu đồng và quan trọng hơn là hình phạt bổ sung: Đình chỉ hoạt động từ 1 đến 3 tháng.

• Giải pháp: Xây dựng hạn mức mua hàng (Purchasing Limit) trên phần mềm ERP khớp với số lượng trong giấy phép pháp lý.

Rủi ro pháp lý số 2:
Mua hóa chất mà không đối chiếu đầy đủ với danh mục pháp lý và nghĩa vụ kèm theo.

3. Không đánh giá trách nhiệm pháp lý của nhà cung cấp – và của chính mình

3.1. Nhà cung cấp “bán xong là hết trách nhiệm”?

Trong nhiều hợp đồng mua bán hóa chất, trách nhiệm pháp lý được hiểu rất mơ hồ:

• Nhà cung cấp chỉ cam kết giao hàng đúng COA

• Không cam kết về:

  • Tính phù hợp ứng dụng

  • Rủi ro vận hành

  • Nghĩa vụ pháp lý tại quốc gia sử dụng

Trong khi đó, doanh nghiệp sử dụng lại mặc định rằng nhà cung cấp “đã lo hết phần pháp lý”.

Đây là khoảng trống rủi ro lớn.

3.2. Trách nhiệm pháp lý không thể “khoán trắng”

Theo thông lệ quản lý hóa chất:

• Nhà cung cấp chịu trách nhiệm về tính trung thực thông tin

• Doanh nghiệp sử dụng chịu trách nhiệm về:

  • Điều kiện vận hành

  • Lưu trữ

  • Đào tạo

  • Kiểm soát rủi ro

Nếu không có:

• Hồ sơ đánh giá rủi ro nội bộ

• Biên bản đào tạo

• SOP dựa trên MSDS

→ Doanh nghiệp rất khó tự bảo vệ mình khi xảy ra sự cố.

Rủi ro pháp lý số 3:
Không xác định rõ ranh giới trách nhiệm giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp sử dụng.

4. Vì sao rủi ro pháp lý thường xuất hiện sau khi “đã mua rẻ”?

Một điểm đáng chú ý:
phần lớn rủi ro pháp lý xuất hiện song song với quyết định mua hóa chất giá rẻ.

Lý do:

• Nhà cung cấp giá rẻ thường:

  • Hồ sơ pháp lý tối giản

  • MSDS sao chép, không cập nhật

  • Không tư vấn nghĩa vụ pháp lý theo ứng dụng

• Doanh nghiệp mua rẻ thường:

  • Giảm khâu thẩm định

  • Bỏ qua đánh giá rủi ro

  • Không đầu tư hệ thống tuân thủ

Về ngắn hạn:

• Chi phí mua thấp

Về dài hạn:

• Chi phí pháp lý

• Dừng sản xuất

• Mất uy tín

• Rủi ro trách nhiệm hình sự

Đây chính là EUV trong hóa chất:

• Economic: Giá mua chỉ là phần nhỏ

• Usage: Cách sử dụng mới tạo rủi ro

• Value: Giá trị nằm ở khả năng vận hành an toàn – hợp pháp – ổn định

5. Doanh nghiệp nên làm gì để giảm rủi ro pháp lý khi mua hóa chất?

Bước 1: Tách rõ 3 lớp kiểm soát

• Pháp lý: Có được phép dùng không?

• An toàn: Dùng có gây nguy hại không?

• Kỹ thuật: Dùng có ổn định không?

Bước 2: Đọc MSDS theo góc độ nghĩa vụ, không phải thủ tục

• Từ MSDS → SOP

• Từ SOP → đào tạo

• Từ đào tạo → bằng chứng tuân thủ

Bước 3: Chọn nhà cung cấp như đối tác pháp lý – kỹ thuật

Một nhà cung cấp tốt:

• Hiểu luật

• Hiểu ứng dụng

• Dám cảnh báo rủi ro

• Không chỉ bán hàng, mà bán sự an tâm

KẾT LUẬN – 3 rủi ro pháp lý doanh nghiệp hay bỏ qua khi mua hóa chất

Rủi ro pháp lý trong ngành hóa chất không nằm ở việc thiếu giấy tờ, mà nằm ở việc hiểu sai vai trò của giấy tờ. Doanh nghiệp càng xem nhẹ giai đoạn mua hàng, rủi ro pháp lý càng dễ tích tụ trong vận hành.

Mua hóa chất không phải là giao dịch thương mại đơn thuần, mà là quyết định kỹ thuật – pháp lý – dài hạn. Doanh nghiệp chuyên nghiệp cần nhìn thấy rủi ro trước khi thanh tra nhìn thấy doanh nghiệp.

Để giải đáp các thông tin về ngành hóa chất cùng KDCCHEMICAL. Hỗ trợ cung cấp thông tin nhanh và chính xác nhất tại KDCCHEMICAL. Truy cập website: kdcchemical.vn hoặc liên hệ Hotline: 0867.883.818.